Viele Unternehmen versprechen sich eine deutliche Verbesserung ihrer Erreichbarkeit durch die Nutzung eines Telefonsekretariates. Alle Anrufe werden angenommen! Die Anrufer werden persönlich und freundlich begrüßt, können auf Wunsch sofort mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden werden und jedes Gespräch wird detailliert dokumentiert. Die Vorteile des Telefonsekretariates sind vielfältig und lassen viel Raum für Individualität.
 
Technisch betrachtet ist die Einrichtung des Telefonsekretariates sehr einfach. Innerhalb weniger Minuten geben Sie die erforderlichen Sekretariatsdaten, Ihre Anweisungen zur Gesprächsführung, Ihren individuellen Meldetext und Ihre bevorzugte Benachrichtigung im Servicepoint ein. Als letzten Schritt aktivieren Sie die Anrufweiterschaltung. Schon werden Ihre Anrufe von den freundlichen TELiAS-Sekretärinnen persönlich und im Namen Ihres Unternehmens entgegengenommen.
 
Aus der Perspektive Ihrer Kunden und Lieferanten ändert sich die Servicewahrnehmung oft gravierend. Ab jetzt ist immer ein persönlicher Ansprechpartner am Telefon. Die Gesprächsführung ist freundlich und professionell und es weiß immer jemand, wann der gewünschte Ansprechpartner wieder persönlich erreichbar ist.
 
Nur wer sind alle diese neuen Mitarbeiterinnen am Telefon? Warum werde ich nun, als langjähriger Kunde, nach meinem Namen, meiner Telefonnummer und dem Grund meines Anrufes gefragt und warum geht der Chef nicht mehr direkt ans Telefon? Gerade Anrufer von kleineren- oder Einzelunternehmen, wo ein starker Bezug zum Inhaber besteht, stellen sich diese Fragen.
 
Daher möchten wir Ihnen heute einige konkrete Tipps geben, wie Sie die positiven Effekte der Nutzung Ihres Telefonsekretariates gleichermaßen transparent kommunizieren und sogar verstärken:

• Überlegen Sie, wie viel Einblick Ihre Anrufer in Ihr Unternehmen bisher hatten. Entscheiden Sie auf dieser Basis, wie Sie Ihre Geschäftspartner über die neue Erreichbarkeit informieren wollen.
• Sensibilisieren Sie Ihre Anrufer dahingehend, dass Sie nur dann optimal zurückrufen können, wenn die abgefragten Daten auch detailliert beantwortet werden.
• Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern mit, dass Sie grundsätzlich über jeden Anruf in Form einer Gesprächsnotiz direkt informiert werden.
• Überprüfen Sie Ihre Sekretariatseinstellungen und nehmen Sie Feinjustierungen vor, um unsere Dienstleistung optimal an Ihre Anforderungen anzupassen.
• Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Verfügbarkeit im Servicepoint, so kann Ihr Telefonsekretariat Anrufern immer ausrichten, wann Sie wieder persönlich erreichbar sind.
• Lassen Sie sich von unserem Kundenberatungs-Team bei der Optimierung Ihrer Sekretariatseinstellungen unterstützen – gerne helfen wir Ihnen live in Ihrem Servicepoint.

 
Um Sie bei der Bekanntmachung Ihrer geschäftlichen Entwicklung zu unterstützten, haben wir für Sie ein Muster-Anschreiben an Ihre Geschäftspartner vorbereitet. Gerne stellen wir Ihnen dieses als Worddokument zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach an unter +49 (0) 221 400 68 55 oder schreiben an service@telias.de. Wir senden Ihnen das Dokument umgehend zu.